1. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ • Организация и своевременное обеспечение всех подразделений, помещений и территорий Компании питьевой водой, канцтоварами, расходными материалами, мебелью и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы; организация их приемку, учет, хранение и выдачу; • Организация и своевременное обеспечение сотрудников всех подразделений Компании индивидуальными средствами защиты со склада хранения СИЗ: организация закупки, приемки, учета (в т.ч. в системе финансового учета Компании), хранение, выдача и списание средств индивидуальной защиты согласно законодательству РФ, а также внутренним правилам, установленным Компанией. • Обеспечение работников визитными карточками, согласно установленным стандартам и процедурам Компании; • Организация материально-технического обеспечения переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий; • Участие в разработке, организации и проведении корпоративных мероприятий Компании; • В зоне своей ответственности анализ и определение потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании Компании, составление планов на все материалы, проверка наличия остатков; анализ предложений, структуры цен, системы скидок; размещение заказа у поставщиков; подготовка материалов и документов для заключения договоров; • Оформление доверенностей на поставки заказанных товарно-материальных ценностей; оформление заказов на закупки, заявок на оплату счетов, прочие платежные и отчетные документы за поставленные услуги, материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе, • Осуществление инвентаризации хозяйства офиса; 2. СОДЕРЖАНИЕ ВНУТРЕННИХ, ВНЕШНИХ И ПРИЛЕГАЮЩИХ ТЕРРИТОРИЙ • Организация и контроль уборки всех помещений и территорий Компании, обеспечивая их надлежащее состояние в течение рабочего дня и рабочих смен в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии; • Организация обеспечения клининговой компании расходными материалами (моющие средства для рук, для душа, туалетная бумага, салфетки и полотенца для рук и другие), предусмотренные условиями контракта, необходимыми для работы и поддержания территорий Компании в надлежащем состоянии; принимает меры по их рациональному использованию и экономному расходованию; контролирует комплектацию санитарных комнат расходными материалами; при необходимости комплектует; 3. ГОСТИНИЧНЫЙ И СОЦИАЛЬНЫЙ КОМПЛЕКСЫ КОМПАНИИ • Обеспечение функционирования гостиничного комплекса предприятия, сауны и комнат отдыха: обеспечение чистоты и порядка в сауне, гостиничных номеров и подсобных помещений, кухни, кухонных принадлежностей и мебели; • Организация и осуществление закупки мебели, бытовых приборов, оборудования и инвентаря, для квартир и гостиницы Компании; • Организация и обеспечение продуктами питания для офиса и гостиницы; • Осуществление контроля надлежащего состояния коммуникаций; при выявлении неисправностей техники и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания; • Координация организации питания сотрудников Компании и работы столовой, участие в проведении аудитов; • Осуществление помощи менеджменту в решении бытовых вопросов, предусмотренных персональными контрактами 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ВСТРЕЧ ПОСЕТИТЕЛЕЙ И ГОСТЕЙ КОМПАНИИ. • Организация учета гостей и осуществление предварительную калькуляцию представительских расходов; • Организация встреч, приемов, регистрации и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров; обеспечивает гостей Компании бейджами; • Сервировка стола для приема гостей, организация питания во время проведения мероприятий; 5. ВЫПОЛНЕНИЕ ФУНКЦИЙ СЕКРЕТАРЯ-ДОКУМЕНТОВЕДА • Прием входящих звонков и переадресация их сотрудникам Компании; • Прием и доведение до сведения Работника адресованных ему телефонограмм, сообщений; • Прием и сортировка входящих (письма, посылки, журналы, газеты, факсы) корреспонденции и своевременная передача ее Работникам Компании. • Прием исходящей корреспонденции от сотрудников Компании и организация своевременной и корректной доставки этой корреспонденции адресатам; • Ведение контрольно-регистрационной картотеки входящей/исходящей информации; • Организация приема посетителей и оповещение Работников о пришедших к ним посетителях; • Информирование Работников о статусе выполнения порученных ими заданий; • Подготовка необходимой документации для сдачи в архив; • Резерв билетов на все виды транспорта и мест в гостиницах; • Обработка внутренней корреспонденции; • Своевременная организация сбора информации из отделов о необходимости подписки на периодические издания и осуществление непосредственной подписки на периодические издания; • Организация транспортировки Работников и гостей Компании согласно запрашиваемой ими даты, времени и места поездки; • Организация и ведение своевременного и корректного учета поездок на транспорте компании; • Своевременное и корректное предоставление Работникам информацию об изменении графика движения автобуса, изменении графика работы столовой, работе здравпункта и т.д. • Своевременное, корректное подписание и регистрация приказов о командировках сотрудников и доверенностей. • Оформление выездных документов для выезжающих в загранкомандировки • Разработка и внедрение унифицированных систем ведения документации • В случае срабатывания системы контроля JAWEX и пожарной сигнализации незамедлительное извещение ответственных лиц и регистрирация данных в журнале учета.

Экономический факультет, Менеджмент организации

психолого-педагогический, Педагогика и психология